Introdução
As certidões notariais são cópias oficiais e fiéis de atos arquivados em cartórios, servindo como prova incontestável para validar direitos, heranças ou contratos antigos em processos atuais. Nos cartórios de notas, esse serviço preserva a história jurídica de forma acessível, ajudando quem precisa resgatar documentos perdidos ou comprovar fatos passados sem caçar papéis empoeirados. Com passos simples, ele facilita a vida de famílias, empresas e indivíduos em transições como casamentos ou sucessões, transformando arquivos antigos em ferramentas práticas e seguras para o presente.
O que é?
Reprodução certificada pelo tabelião de escrituras, procurações ou testamentos, com carimbo de autenticidade e referência ao registro original, garantindo integridade desde a data do ato. Pode ser integral (cópia completa do documento) ou sumária (resumo essencial das partes chave), com validade nacional para uso em juízo ou repartições. Diferencia-se de cópias comuns por sua fé pública, que impede contestações sobre veracidade, e inclui data de emissão para rastreabilidade.
Quando usar?
Em recuperações documentais do cotidiano ou formal:
-
Herdeiros comprovando partilhas antigas para inventários, transferências bancárias ou divisões de bens familiares.
-
Casais atualizando uniões com certidões de atos iniciais para pensões, regimes de bens ou benefícios previdenciários.
-
Empresas validando procurações históricas para compliance, auditorias ou renovações contratuais com parceiros.
-
Pessoas resgatando doações ou autenticações para declarações fiscais anuais, vendas de bens ou processos administrativos. Sem certidões, processos param por falta de prova oficial, gerando atrasos custosos e frustrações em repartições.
Documentos necessários
Mantenha foco na identificação do ato para buscas eficientes:
-
Dados precisos do documento original, como data aproximada, nomes das partes envolvidas e tipo de ato (ex: "escritura de compra de 2015 entre João e Maria").
-
RG ou CNH com CPF do solicitante, e uma autorização simples (com firma reconhecida) se o pedido for para terceiro, como um advogado.
-
Endereço ou referência do cartório arquivador, se conhecido, para acelerar a pesquisa em redes nacionais.
-
Para sumárias: Indicação específica de trechos relevantes, como cláusulas de bens ou poderes concedidos. Se os dados forem vagos, o cartório inicia uma busca ampla, mas detalhes exatos reduzem o tempo de espera.
Passo a passo
Efetivo e rastreável, o processo é direto:
-
Forneça os detalhes no balcão do cartório ou por formulário simples; o escrevente inicia a busca no arquivo físico ou digital, consultando sistemas nacionais se necessário.
-
Após localização do ato original, o tabelião emite a certidão, comparando linha por linha para fidelidade absoluta e adicionando autenticação.
-
Assine o pedido de emissão e receba a certidão em formato físico (impresso) ou digital (PDF com selo eletrônico), com prazo de validade de 90 dias para urgências.
-
Para envios remotos, opte por correio registrado com aviso de recebimento (AR) ou download seguro, confirmando entrega por e-mail. Buscas em arquivos extensos (acima de 20 anos) podem levar dias, mas atualizações de status são enviadas por contato prévio.
Dicas
-
Forneça datas estreitas e nomes completos para acelerar buscas em volumes grandes de atos semelhantes.
-
Solicite múltiplas vias autenticadas de uma vez para distribuir a herdeiros, advogados ou bancos, poupando visitas repetidas.
-
Digitalize as certidões recebidas para criar um "arquivo familiar" em nuvem, com pastas por tema (ex: "Herança Pais") para acesso fácil.
-
Para atos em outros cartórios, use o sistema nacional de busca unificada, solicitando redirecionamento no local.
-
Verifique a validade junto ao destinatário (ex: tribunais exigem emissão recente) e renove se o processo demorar.
-
Em casos de perda total, combine com atas notariais para reconstruir fatos ausentes, fortalecendo provas.
Como entrar em contato?
Envie e-mail ao cartório com os dados do ato pretendido; eles confirmam viabilidade, tempo estimado e enviam um formulário simples para formalizar o pedido remoto, agilizando sem deslocamento inicial.