O que são certidões notariais e como obtê-las
Introdução
As certidões notariais são cópias oficiais e fiéis de atos arquivados em cartórios, servindo como prova incontestável
para validar direitos, heranças ou contratos antigos em processos atuais. Nos cartórios de notas, esse serviço preserva
a história jurídica de forma acessível, ajudando quem precisa resgatar documentos perdidos ou comprovar fatos passados
sem caçar papéis empoeirados. Com passos simples, ele facilita a vida de famílias, empresas e indivíduos em transições
como casamentos ou sucessões, transformando arquivos antigos em ferramentas práticas e seguras para o presente.
O que é?
Reprodução certificada pelo tabelião de escrituras, procurações ou testamentos, com carimbo de autenticidade e
referência ao registro original, garantindo integridade desde a data do ato. Pode ser integral (cópia completa do
documento) ou sumária (resumo essencial das partes chave), com validade nacional para uso em juízo ou repartições.
Diferencia-se de cópias comuns por sua fé pública, que impede contestações sobre veracidade, e inclui data de emissão
para rastreabilidade.
Quando usar?
Em recuperações documentais do cotidiano ou formal:
- Herdeiros comprovando partilhas antigas para inventários, transferências bancárias ou divisões de bens familiares.
- Casais atualizando uniões com certidões de atos iniciais para pensões, regimes de bens ou benefícios
previdenciários.
- Empresas validando procurações históricas para compliance, auditorias ou renovações contratuais com parceiros.
- Pessoas resgatando doações ou autenticações para declarações fiscais anuais, vendas de bens ou processos
administrativos. Sem certidões, processos param por falta de prova oficial, gerando atrasos custosos e frustrações
em repartições.
Documentos necessários
Mantenha foco na identificação do ato para buscas eficientes:
- Dados precisos do documento original, como data aproximada, nomes das partes envolvidas e tipo de ato (ex:
"escritura de compra de 2015 entre João e Maria").
- RG ou CNH com CPF do solicitante, e uma autorização simples (com firma reconhecida) se o pedido for para terceiro,
como um advogado.
- Endereço ou referência do cartório arquivador, se conhecido, para acelerar a pesquisa em redes nacionais.
- Para sumárias: Indicação específica de trechos relevantes, como cláusulas de bens ou poderes concedidos. Se os dados
forem vagos, o cartório inicia uma busca ampla, mas detalhes exatos reduzem o tempo de espera.
Passo a passo
Efetivo e rastreável, o processo é direto:
1. Forneça os detalhes no balcão do cartório ou por formulário simples; o escrevente inicia a busca no arquivo físico
ou digital, consultando sistemas nacionais se necessário.
2. Após localização do ato original, o tabelião emite a certidão, comparando linha por linha para fidelidade absoluta e
adicionando autenticação.
3. Assine o pedido de emissão e receba a certidão em formato físico (impresso) ou digital (PDF com selo eletrônico),
com prazo de validade de 90 dias para urgências.
4. Para envios remotos, opte por correio registrado com aviso de recebimento (AR) ou download seguro, confirmando
entrega por e-mail. Buscas em arquivos extensos (acima de 20 anos) podem levar dias, mas atualizações de status são
enviadas por contato prévio.
Dicas
- Forneça datas estreitas e nomes completos para acelerar buscas em volumes grandes de atos semelhantes.
- Solicite múltiplas vias autenticadas de uma vez para distribuir a herdeiros, advogados ou bancos, poupando visitas
repetidas.
- Digitalize as certidões recebidas para criar um "arquivo familiar" em nuvem, com pastas por tema (ex: "Herança
Pais") para acesso fácil.
- Para atos em outros cartórios, use o sistema nacional de busca unificada, solicitando redirecionamento no local.
- Verifique a validade junto ao destinatário (ex: tribunais exigem emissão recente) e renove se o processo demorar.
- Em casos de perda total, combine com atas notariais para reconstruir fatos ausentes, fortalecendo provas.
Como entrar em contato?
Envie e-mail ao cartório com os dados do ato pretendido; eles confirmam viabilidade, tempo estimado e enviam um
formulário simples para formalizar o pedido remoto, agilizando sem deslocamento inicial.
